Spain's traveller registration (SES.Hospedajes): a host's guide

Desde el Real Decreto 933/2021, todo alojamiento turístico en España tiene que comunicar al Ministerio del Interior los datos de sus viajeros a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES. No es una recomendación ni un trámite autonómico más: es una obligación estatal con plazos concretos, y las inspecciones ya la piden. Esta guía explica qué hay que enviar, cuándo, y cómo hacerlo sin convertir cada llegada en papeleo.

Aviso honesto antes de empezar: esto es una guía operativa para anfitriones, no asesoramiento legal. Para tu caso concreto (tipo de alojamiento, comunidad autónoma, situaciones especiales), consulta a un profesional.

Qué es SES.HOSPEDAJES y a quién obliga

SES.HOSPEDAJES es la sede electrónica del Ministerio del Interior donde los alojamientos comunican dos cosas: los datos de las reservas (las contrataciones) y los partes de viajeros (quién se aloja de verdad). Sustituye al viejo sistema de partes de entrada de hoteles y lo extiende a las viviendas de uso turístico: si alquilas tu vivienda vacacional, te aplica igual que a un hotel.

El primer paso es darte de alta como establecimiento en la plataforma, con el código de tu alojamiento. A partir de ahí, cada reserva y cada huésped generan comunicaciones con plazo.

Qué se comunica y en qué plazo

• La reserva (comunicación de contratación): se comunica al formalizarse, y también su anulación si se cancela.
• El parte de viajeros: los datos identificativos de las personas que se alojan. El plazo es de un máximo de 24 horas desde el inicio de la estancia.
• La conservación: los registros deben conservarse durante tres años.

Sobre quién va en el parte: deben registrarse los viajeros mayores de 14 años con su documento de identidad. Los menores de 14 se computan (cuentan como personas alojadas) pero no aportan documento; consta su vínculo con el adulto responsable.

Qué datos pide el parte

El parte de viajeros pide bastante más que un nombre: documento de identidad y su tipo, fecha de nacimiento, nacionalidad, dirección, teléfono o email de contacto, fechas de la estancia y la relación de parentesco cuando viajan menores. Es decir: datos personales sensibles de cada huésped, que tienes obligación de recoger, transmitir de forma segura y conservar tres años cumpliendo el RGPD.

Aquí está el coste oculto de la obligación: no es rellenar un formulario, es montar un proceso. Pedir documentos a cada grupo, transcribirlos sin errores, enviarlos dentro de plazo (también el sábado a las 23:00), guardarlos de forma segura y poder demostrar que lo hiciste.

Las tres formas de cumplir

1. A mano en la sede electrónica. Entras en SES.HOSPEDAJES con tu certificado, tecleas los datos de cada viajero, envías. Gratis y perfectamente válido... para quien tenga pocas reservas y mucha disciplina. El riesgo no es la plataforma: es el sábado que llegas tarde, el documento que se lee mal por WhatsApp, la reserva que se te pasa.

2. Con archivos por lotes. La plataforma admite subir ficheros con varios partes. Reduce tecleo, pero sigue dependiendo de que alguien recoja los datos, monte el archivo y lo suba a tiempo.

3. Automatizado desde tu software, con el check-in del huésped. El huésped introduce (o escanea) su documento antes de llegar, desde su móvil; el software valida los datos, monta el parte y lo envía al webservice oficial del Ministerio dentro de plazo, guardando el acuse. Tu papel queda reducido a mirar un panel donde solo aparece lo que necesita atención.

Cómo lo hace anpira

En anpira, el registro de viajeros va cosido al check-in online: el huésped recibe su portal de reserva, completa el check-in por pasos desde el móvil (puede escanear el documento con la cámara y los campos se rellenan solos), y anpira comunica el parte a SES.HOSPEDAJES con las credenciales del establecimiento, guardando el acuse de cada envío. Las reservas y anulaciones se comunican según llegan de tu calendario.

• El huésped no instala ninguna app: su enlace de reserva es la credencial.
• Los datos viajan y se guardan cifrados, con acceso restringido: son datos personales de tus huéspedes y se tratan como tales.
• Tú tienes un panel de excepción: solo te avisa de lo que falta o falla (un huésped que no ha hecho el check-in la víspera, un envío rechazado), en lugar de hacerte revisar todo cada día.
• Y una pieza que casi nadie cuenta: el código de la puerta se entrega después del registro, no antes. La obligación legal se convierte en el peaje natural del acceso, y el cumplimiento deja de depender de perseguir a nadie.

Errores frecuentes

• Confundir SES con el registro autonómico. SES.HOSPEDAJES es estatal (Ministerio del Interior). Tu comunidad autónoma puede tener además su propio registro de la vivienda y otras obligaciones. Son capas distintas.
• Pedir los documentos a la llegada. Legal, pero incómodo: convierte el recibimiento en una gestoría. Pedirlos antes, online, deja la llegada para dar la bienvenida.
• Fotografiar documentos por WhatsApp y guardarlos en el carrete. Ahí tienes un problema de RGPD esperando: datos identificativos de decenas de personas en un móvil personal, sin cifrado ni control de acceso ni plazo de borrado.
• No guardar los acuses. Ante una inspección, haber enviado no basta: hay que poder demostrarlo. Los justificantes de cada envío valen tanto como el envío mismo.